付箋を効率よく使いTODOをしっかり把握、タスク管理

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タスク管理付箋イメージ画像

毎日のタスク管理どうやっていますか?パソコンやスマホのアプリで管理する方法もありますが、意外と付箋を使うアナログな方法も便利です。

今回は、付箋を使ったタスクの管理方法をご紹介します。

一日一枚付箋使用法

朝一番にその日やることを大き目の付箋に書き出します。そして、重要度や緊急度の高いものには星印などをつけておきましょう。星印のついたものからやっていき、終わったら線で消していくというシンプルな方法です。業務の途中で新たなタスクが発生したら、すぐその場で終わるものを除き、書き足していきます。

終わらなかったタスクは、翌日用の新たな付箋に書き写します。やり終えないタスクが増えてくると、日々の業務に支障が出てきますので、翌日に繰り越すタスクは最小限にとどめたいものです。この作業によって一日の業務を振り返れますので、業務効率のアップも期待できます。

重要度で一週間のタスクを色分

右側がスケジュール欄、左側がフリースペースとなったウィークリータイプのスケジュール帳を用意します。3色ほどの付箋を用いてタスクを重要度に応じて色分けして記入し、右側のページに貼っておきます。スケジュールの確認をしながら、今何からするべきかが一目瞭然となります。週単位で業務スケジュールを考えたい人に向いた方法です。

カレンダーで月ごとに管理

カレンダーと小さ目の付箋を用意します。付箋にタスクを記入し、タスクをこなす予定の日に貼っておきます。予定が変わった場合には、貼り直すだけでスケジュール変更が可能です。翌月も同じタスクの発生が見込まれる場合には、タスクの終了時に付箋を捨てず、翌月に貼っておくと新たに付箋を作成する手間が省けます。事務作業などで、月単位で毎月同じようなタスクが発生する人に向いています。

スケジュール未確定に付箋

スケジュール帳に打ち合わせや会議の予定、タスク等を記入している人は、付箋と併用する方法もあります。日時の決まらない予定や、いつやるか決められないタスクのみ付箋に記入し、スケジュール帳の仮の予定の日などに貼っておきます。打ち合わせ等の予定が決まったら、スケジュール帳に書き入れて、付箋は破棄しましょう。

タスクは完了したら捨てていきます。まだ予定が立っていないタスクを把握しやすくなります。

最後に確認してほしいポイント

付箋でのタスク管理は担当業務や個々の性格によって、やり方に向き不向きがあります。
これらの方法を参考に自分が管理しやすい方法を見つけましょう。

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