スマホ タスク管理術(iPhone)

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書店に行けば仕事術に関する書籍は数多くありますが、タスク管理に関するものはさほど多くはない印象があります。特にタスク管理術に関しては人にあったやり方があって、一概にこれがベストと言えるものがないのが一番の要因かと思われますが、

人のやり方を学ぶことによって参考にできることは多いはずです。そこで今回は、パソコンとスマートフォン(iPhone)を使ったタスク管理術をご紹介します。

 

GTD(Getting Things Done)の手法を取り入れる

タスク管理ができなくなるときに限って、

1.いろいろなタスクが出てくる
2.頭が混乱してしまう
3.何からやればいいのか分からなくなる
4.やりやすいものからやってしまう

など仕事の整理整頓と優先順位の設定が破たんしていることはありませんか?そこでGTD(Getting Things Done)という管理手法の5ステップに倣ってタスク管理を進めていきます。

タスク管理術のツール

タスク管理アプリはいくつかありますが、「OmniFocus」というアプリケーションをパソコン(Mac)とスマートフォン(iPhone)で使うことにしました。アプリにしてはやや高額(14日間トライアル、標準版39.99米ドル、プロ版79.99米ドル)ですが、

GTDの5ステップに沿ってタスク管理を進めるのに最も適していると思います。元々英語版のアプリですが、入力は日本語でも可能なので、すぐに慣れることができるでしょう。

STEP1 ひとます思いつくものをすべてInboxに入れる(収集)

仕事もプライベートも予定も思いつくままに入れてしまってOKです。途中であれもこれもとならないように、隈なく入れてしまいましょう。

STEP2 Inboxにいれたものを場合分けする(処理)

すぐできるものか、いつかやるものか、スケジュール管理が必要かなど、大まかに場合分けする。

STEP3 プロジェクトを整理する(整理)

実行すること(プロジェクト)は細分化して、着手しやすい状態にしておきます。

STEP4 タスクの見直しを行う(見直し)

タスクの中でも「人に任せられるもの」「別にやらなくてもいいもの」など優先順位を確認する。

STEP5 プロジェクト実行&レビュー(実行)

週に一度はプロジェクトの見直しを行い、タスク管理の精度を上げていきましょう。

最後に

タスク管理は、能力ではなく慣れれば誰でも身に付けられるスキルです。まずはできるところから着手してみてください。タスク管理による業務効率化の効果は、最初は小さくても時が経つにつれて大きな差になっていくはずです。

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