業務日報の書き方、簡潔を目指し上司から褒められる

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業務日報書き方イメージ画像

業務日報は、社員の仕事を上司が確認する、担当者変更の後任者が見る、後で自分の仕事履歴を確認するときなどに使います。この記事では、日報の書き方をご紹介します。

ITエンジニアの業務日報の書き方

標準的な書き方を把握する

業務日報の目的、記録項目、どれぐらい詳しく書くのかは、部署によって様々です。新しく勤務する会社であれば、サンプルを見せてもらい、営業日報の目的と標準的な書き方を把握しましょう。また、同じ立場の社員が、業務日報の記入にどれぐらいの時間をかけているのかを参考にすると良いでしょう。

記述項目が細かく設定されていない場合は、自分で合うテンプレートを探して使うと便利です。時系列ごとに行った業務を記録していく表形式のタイプなどがあり、1日に記録する件数が多いものから少ないものまであるので、仕事のスタイルに合わせて選んでください。

1日の記録件数が多いものは、1件あたりの記述は簡潔で、記録件数が多いタイプは、1件について詳しく記入できる傾向にあります。

必要なことを簡潔に書く

報告・記録する必要があることをもれなく書き、その必要性が低いことは記入しない習慣をつけましょう。たくさん書いたほうが読む人のためになりそうに思いますが、分量が多いと要点がつかみにくくなることがあり、読むときや後で内容を検索するときに時間がかかります。

簡潔に書くのが苦手な方は、同じ内容を伝えるのに少ない文字数で書くようにしてみると、必要なことのみ書く習慣がつきます。重要なことから書いていくのもひとつの方法です。

明確な表現で記述する

他の人が読んだときに誤解されず、正しく理解できるような文章で書きましょう。行動を共にしていない人が読んだときに、内容が分かるように記入することが重要です。上司や同僚に報告するつもりで書くと良いでしょう。

業務日報に細かく記入項目が設定されていないときは、段落分けをして、各段落が何について記述しているのかがすぐ分かるように書いてください。

起こったことや得た情報など客観的なことと、自分の判断など主観的なことのどちらなのかが分かるように、区別して記録しましょう。

最後に、確認すべきこと

業務日報を書くのにあまりに長い時間を使い、仕事のスケジュールが慌しくなってしまったり、残業が長くなってしまったりするのは本末転倒です。伝えるべきことを意識して、必要なことを簡潔に書いてみてください。

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